Courriers, e-mails et agenda : la première version en une minute

Pour une assistante ou un assistant, la journée est faite de dizaines de petits écrits : répondre à un fournisseur, confirmer un rendez-vous, relancer, refuser poliment, résumer un fil interminable pour la direction. Pris un par un, ils sont simples. Mis bout à bout, ils mangent la journée. Cette leçon montre ceux que l'IA prépare bien, ceux qu'il vaut mieux écrire soi-même, et comment garder le contrôle sur les dates et les engagements.

Nous suivons Nadia, assistante de direction chez Granvert. Elle travaille pour Agnès, la directrice, et pour l'équipe commerciale. Elle a enregistré une fois pour toutes ses instructions personnalisées : son poste, le vouvoiement, huit lignes maximum, et la règle « n'invente aucune date ni aucun engagement ; si une information manque, écris "à préciser" ».

Les e-mails : répondre, refuser, relancer

Grâce à ses instructions, les consignes de Nadia tiennent en une ligne. Elle colle le message reçu et dit seulement ce qu'elle veut répondre.

Répondre à un fournisseur :

Réponds : on accepte la livraison le 14 novembre, entre 8 h et 11 h uniquement, quai B. [mail collé]

Refuser poliment :

Refuse cette invitation au salon au nom d'Agnès, en remerciant et sans donner de raison précise. [mail collé]

Relancer sans agacer :

Relance ce prestataire pour le devis de nettoyage demandé le 2 octobre, ton cordial, deuxième relance. [échange collé]

Dans les trois cas, Nadia fournit le fait important (la date, le refus, le numéro de relance). L'outil se charge de la formulation, du ton et de la structure. C'est exactement la répartition qui fonctionne : vous apportez le fond, l'IA la forme.

Résumer un long fil pour la direction

C'est souvent là que le gain est le plus net. Agnès revient de trois jours de déplacement et doit comprendre un fil de trente messages entre le transporteur, l'entrepôt et deux commerciaux. Nadia colle le fil et écrit :

Résume ce fil pour la directrice en cinq points : problème, ce qui a été tenté, ce qui est promis, ce qui reste à décider, par qui.

Le format en cinq points est important : il oblige l'outil à séparer les faits des décisions en attente. Nadia relit ensuite le résumé en le comparant au fil, en vérifiant surtout la rubrique « ce qui est promis ». C'est celle où une simple proposition se transforme le plus facilement en engagement.

L'agenda : proposer des créneaux, préparer une réunion

L'IA ne connaît pas l'agenda d'Agnès, sauf si votre outil est relié à votre messagerie et que l'entreprise l'a autorisé. Dans la plupart des cas, Nadia lui donne donc les créneaux elle-même :

Propose ces trois créneaux à M. Garnier pour un rendez-vous d'une heure avec Agnès : mardi 9 h, mercredi 14 h, jeudi 16 h.

Pour préparer une réunion, elle demande un ordre du jour à partir des sujets notés en vrac :

Fais un ordre du jour de réunion d'une heure avec ces sujets, du plus urgent au moins urgent, avec une durée pour chacun. [sujets collés]

L'outil propose un ordre et un minutage. Nadia ajuste selon ce qu'elle sait des priorités d'Agnès, que l'outil ignore.

Le courrier formel

Un courrier de réclamation, une mise en demeure simple ou une lettre de résiliation demandent un ton et une structure que l'IA maîtrise bien. Mais ces courriers ont des conséquences : ils engagent l'entreprise et peuvent servir de preuve.

Nadia demande la première version, puis la fait relire par la personne qui signe :

Rédige un courrier de réclamation au fournisseur Dalmas : 40 sacs de terreau livrés le 21 octobre au lieu de 60 commandés, bon de livraison 7745. Demande le complément sous huit jours.

Elle vérifie ensuite chaque chiffre et chaque référence avec le bon de commande et le bon de livraison. Si le courrier cite une règle juridique, elle ne la garde que si elle a pu la vérifier sur une source officielle ou avec la personne qui signe.

Ce que Nadia écrit elle-même

L'IA n'est pas toujours plus rapide. Nadia écrit elle-même :

• les réponses de quelques mots, comme « Bien reçu, merci, je transmets à Agnès » ;
• les messages où la relation compte plus que la formulation, par exemple un mot de condoléances à un collègue ;
• les messages qui contiennent une information confidentielle qu'elle ne veut pas coller dans un outil.

Exercice

Voici trois situations de la journée de Nadia. Pour chacune, écrivez la consigne en une ou deux lignes, ou expliquez pourquoi vous écririez le message vous-même.

1. Un client, M. Garnier, demande de décaler son rendez-vous de jeudi. Agnès est disponible lundi à 10 h ou mardi à 15 h.
2. Un collègue de l'entrepôt écrit : « Le camion est là, tu peux prévenir Julien ? »
3. Un fil de vingt messages sur l'organisation du séminaire de l'agence de Mons doit être résumé pour Agnès.

Correction

1. Consigne courte : « Réponds à M. Garnier : rendez-vous décalé, Agnès propose lundi 10 h ou mardi 15 h. [mail collé] » Nadia vérifie ensuite les jours et les heures.
2. À écrire soi-même : un message de quelques mots à Julien est plus rapide à la main. Écrire une consigne prendrait plus de temps que la tâche.
3. Consigne courte : « Résume ce fil pour Agnès : décisions prises, points ouverts, qui fait quoi, prochaine échéance. [fil collé] » Nadia compare le résumé au fil, en particulier les décisions et les dates.

Si vos consignes dépassent deux lignes, vérifiez ce qui pourrait passer dans vos instructions personnalisées : le ton, la longueur ou la signature n'ont pas à être répétés.

Sources

• Les questions-réponses de la CNIL sur l'utilisation d'un système d'IA générative — CNIL, 18 juillet 2024
• Experimental evidence on the productivity effects of generative artificial intelligence — Shakked Noy et Whitney Zhang, Science, vol. 381, n° 6654, p. 187-192, 2023

Leçon mise à jour en octobre 2026.